Кто оформляет электронную транспортную накладную (ЭТрН) в 2026 году

Обновлено: 17 августа 2026 года

С 1 сентября 2026 года транспортная накладная при автомобильной перевозке груза по общему правилу должна формироваться в электронном виде. Бумажный документ сохранится только для отдельных случаев, прямо установленных Минтрансом России.

На практике главный вопрос возникает еще до подключения к электронному документообороту: кто именно должен оформлять ЭТрН — грузоотправитель, перевозчик, экспедитор или грузополучатель?

Ответ зависит не от того, кто продает или покупает товар, а от роли каждого участника в конкретной перевозке и условий договора.

Главный принцип: по общему правилу транспортную накладную составляет грузоотправитель, если договором перевозки не предусмотрено иное. Остальные участники последовательно формируют и подписывают относящиеся к ним сведения.

Что такое ЭТрН и ЭПД

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — транспортная накладная, которая формируется в электронном виде и используется для подтверждения заключения договора автомобильной перевозки груза.

ЭТрН входит в систему электронных перевозочных документов — ЭПД.

С 1 сентября 2026 года обязательный электронный формат распространяется, в частности, на:

• транспортные накладные;
• заказы и заявки на перевозку автомобильным транспортом;
• поручения экспедитору;
• экспедиторские расписки;
• складские расписки;
• железнодорожные транспортные накладные;
• грузовые накладные при воздушных перевозках.

Компании и ИП не работают с ГИС ЭПД напрямую. Электронные документы передаются через аккредитованных операторов информационных систем электронных перевозочных документов — операторов ИС ЭПД. Через них участники создают, подписывают и передают документы, а сведения поступают в государственную систему.

Кто должен оформлять электронную транспортную накладную

Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной. Согласно статье 8 Федерального закона № 259-ФЗ, если договором перевозки не предусмотрено иное, транспортную накладную составляет грузоотправитель.

Поэтому продавец товара не всегда является лицом, которое должно создать ЭТрН. Например, продавец, покупатель и грузоотправитель могут быть разными лицами.

Чтобы определить ответственного за оформление, необходимо установить:

• кто заключил договор перевозки;
• кто указан в нем грузоотправителем;
• кто фактически передает груз;
• кто выступает перевозчиком;
• участвует ли в схеме экспедитор;
• кто принимает груз в пункте назначения.

После этого определяется последовательность формирования и подписания электронных титулов.

Роли участников ЭТрН

Грузоотправитель

Грузоотправитель является стороной договора перевозки и по общему правилу инициирует формирование транспортной накладной. На начальном этапе в документ вносятся сведения, необходимые для идентификации перевозки: данные участников, груза, мест погрузки и доставки и другие предусмотренные форматом сведения.

Перевозчик

Перевозчик подтверждает принятие груза и сведения, связанные с выполнением перевозки. При перевозке сборного груза грузоотправитель указывает сведения о перевозчике, водителе и транспортном средстве исходя из данных заказа или заявки. Если автомобиль или водитель меняется уже в пути, новая ЭТрН только из-за такой замены не требуется — перевозчик формирует соответствующий титул изменения.

Водитель

Водитель участвует в фиксации отдельных событий перевозки в соответствии с используемой схемой электронного документооборота. Для работы с ЭТрН компания должна заранее определить, какие действия выполняет водитель, каким способом он идентифицируется и какие виды электронной подписи применяются в конкретных титульных сценариях.

Грузополучатель

Компания, которая является только получателем груза, не инициирует создание ЭТрН. Она подключается к уже сформированному документу и подтверждает приемку груза на соответствующем этапе электронного документооборота.

Экспедитор

Наличие экспедитора само по себе не означает, что именно он обязан оформлять транспортную накладную. Его роль определяется условиями договоров и фактической схемой работы. Экспедитор может организовывать перевозку, привлекать фактического перевозчика, принимать груз от клиента и совершать другие действия, однако ЭТрН и экспедиторские документы выполняют разные юридические функции. Экспедиторская расписка не заменяет транспортную накладную: расписка подтверждает прием груза экспедитором от клиента, а ЭТрН подтверждает отношения в рамках перевозки.

Кто оформляет ЭТрН при самовывозе

Сам термин «самовывоз» не определяет необходимость оформления ЭТрН. Нужно установить, есть ли в конкретной схеме договор перевозки груза.

Если организация перемещает собственный груз собственным транспортом для собственных нужд, отдельного договора перевозки может не возникать. В таком случае транспортная накладная не требуется.

Если покупатель для вывоза товара привлекает стороннего перевозчика, возникает договор перевозки и транспортная накладная необходима.

При этом с 1 сентября 2026 года действует отдельное правило: если грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом, транспортная накладная относится к установленным случаям оформления на бумажном носителе.

Поэтому для самовывоза необходимо проверить не название операции, а фактическую схему:

1. Кто владеет транспортом;
2. Привлекается ли сторонний перевозчик;
3. Кто заключает договор перевозки;
4. Кто является грузоотправителем;
5. Кто является грузополучателем.

Особенности оформления ЭТрН для ИП, экспедиторов и международных перевозок

ЭТрН для ИП

Отдельной формы или отдельного порядка ЭТрН для ИП нет. Правила зависят от того, какую роль индивидуальный предприниматель выполняет в перевозке.

ИП может выступать:

• Грузоотправителем;
• Перевозчиком;
• Грузополучателем;
• Иным участником в предусмотренной договорной схеме.

Если ИП является грузоотправителем, он участвует в формировании исходных сведений. Если перевозчиком — выполняет действия перевозчика. Если только получает товар — подтверждает приемку груза.

Отдельно необходимо определить, кто подписывает документ. Если действия совершает представитель ИП, его полномочия подтверждаются в установленном порядке. При использовании представителем собственной квалифицированной электронной подписи применяется машиночитаемая доверенность в случаях, когда она необходима.

Таким образом, статус ИП не меняет логику оформления ЭТрН: определяющей остается роль предпринимателя в конкретной перевозке.

ЭТрН для самозанятых

Самозанятость — это налоговый статус, а не отдельная роль в транспортной накладной. Поэтому сначала определяется, кем физическое лицо является в конкретной перевозке.

Самозанятый может, например, выступать грузоотправителем или грузополучателем как физическое лицо, если это соответствует фактическим отношениям сторон.

Для оказания именно услуг по перевозке грузов в качестве перевозчика необходимо отдельно учитывать требования законодательства к предпринимательской деятельности.

То есть физическое лицо на НПД без статуса ИП и ИП, применяющий НПД, — не одно и то же с точки зрения возможности выступать профессиональным перевозчиком.

Если самозанятый подписывает электронный документ от собственного имени, используется подпись физического лица в соответствии с требованиями конкретного электронного документа. МЧД применяется для подтверждения полномочий представителя, действующего от имени организации или ИП.

ЭТрН для экспедитора

Участие экспедитора необходимо рассматривать отдельно от роли перевозчика.

Экспедитор может:

• организовать перевозку;
• выбрать и привлечь перевозчика;
• принять груз от клиента;
• обеспечить оформление документов;
• сопровождать перевозку и взаимодействие участников.

Но если фактическую перевозку выполняет сторонняя транспортная компания, именно эта компания остается перевозчиком.

С 1 сентября 2026 года дополнительно становятся обязательными электронные экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка. Поэтому в одной логистической операции одновременно могут формироваться и ЭТрН, и электронные экспедиторские документы.

Международные перевозки

Для международной перевозки необходимо учитывать весь маршрут и применимое законодательство.

Если после пересечения границы груз перегружается и далее перевозится по территории России в рамках отдельной внутренней перевозки, для российского участка применяются соответствующие российские перевозочные документы.

Если же конечный пункт международной автомобильной перевозки находится за пределами России, необходимо учитывать международный режим и применимые перевозочные документы, включая CMR.

Кроме того, российские правила предусматривают отдельные бумажные сценарии при участии определенных иностранных юридических лиц и при отдельных каботажных перевозках иностранных перевозчиков из государств ЕАЭС.

Когда после 1 сентября 2026 года можно использовать бумажную накладную

С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная становится общим правилом, но бумажный формат полностью не исчезает.

Приказ Минтранса России от 1 июня 2026 года № 262 предусматривает случаи, когда транспортная накладная, заказ или заявка продолжают оформляться на бумажном носителе.

К таким ситуациям относятся:

• отдельные перевозки грузов военного назначения;
• установленные случаи с иностранными юридическими лицами;
• отдельные каботажные перевозки иностранных перевозчиков из стран ЕАЭС;
• перевозки для физлица в личных, семейных и иных непредпринимательских целях;
• предусмотренные технические сбои;
• отсутствие доступа к интернету в установленных случаях;
• ситуация, когда грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом;
• перевозки драгоценных металлов и драгоценных камней.

Это исключения из общего правила. Для большинства коммерческих автомобильных перевозок основным форматом становится ЭТрН.

Как заполнить ЭТрН: титулы, поля и пример оформления

Оформление электронных транспортных накладных происходит поэтапно. ЭТрН представляет собой не статичный файл, который один раз заполняет один сотрудник, а последовательность юридически значимых сведений, формируемых участниками по мере развития перевозки.

На первом этапе фиксируются исходные сведения о перевозке. Далее перевозчик подтверждает прием груза, грузополучатель — его получение, а изменения и отдельные события перевозки оформляются предусмотренными форматом титулами.

Например, при замене транспортного средства или водителя в пути при сохранении того же перевозчика новая ЭТрН не нужна: изменение отражается соответствующим титулом в рамках существующей перевозки.

Ключевые поля титула 1 ЭТрН

Ниже приведены основные группы данных, которые необходимо подготовить для формирования начального титула. Конкретный состав технических реквизитов определяеся действующим форматом ЭТрН и интерфейсом информационной системы.

Типичные ошибки при заполнении ЭТрН

Наиболее частые проблемы связаны не с самим электронным форматом, а с некорректными исходными данными.

Например:

• Продавец автоматически указывается грузоотправителем, хотя договор перевозки заключило другое лицо.
• Неправильно определён фактический перевозчик.
• Место погрузки или доставки не соответствует реальной перевозке.
• Данные о грузе расходятся с фактически переданным грузом.
• Изменение водителя или автомобиля ошибочно оформляется созданием новой ЭТрН.
• Электронный документ подписывает сотрудник, полномочия которого не оформлены должным образом.

Поэтому до автоматизации процесса важно сначала правильно определить договорную модель перевозки и роли участников.

Где взять шаблон или образец ЭТрН

Для ЭТрН используется утвержденный ФНС электронный формат. Пользователю не требуется самостоятельно формировать технический XML-файл: рабочая форма реализуется в сервисе оператора ИС ЭПД или в TMS, ERP, 1С либо другой системе, интегрированной с оператором.

Поэтому Word- или Excel-шаблон может использоваться только как визуальный образец. Юридически значимая ЭТрН должна формироваться в установленном электронном формате и передаваться через оператора ИС ЭПД.

Как подписывается ЭТрН и проходит электронный документооборот

Для работы с ЭТрН компания подключается к одному из аккредитованных операторов ИС ЭПД. Прямого подключения обычной компании к ГИС ЭПД не требуется.

Компания может работать непосредственно в системе оператора или использовать собственную TMS, ERP, 1С или другую информационную систему, интегрированную с оператором.

Один и тот же электронный документ последовательно дополняется сведениями участников перевозки.

При временной недоступности отдельных элементов инфраструктуры применяются предусмотренные законодательством сценарии работы и последующей передачи информации.

Ответственность: какие штрафы предусмотрены за отсутствие ЭТрН

С 1 сентября 2026 года обязанность перейти на электронные перевозочные документы вступает в силу. При этом для рынка предусмотрен переходный период.

До 1 марта 2027 года при предъявлении бумажного документа вместо обязательного электронного предполагается переходный режим контроля с устными предупреждениями.

На дату обновления статьи отдельного специального состава КоАП с фиксированным штрафом именно за отсутствие ЭТрН вместо бумажной транспортной накладной не установлено.

Это не означает, что электронный формат становится добровольным до марта 2027 года. Обязанность возникает с 1 сентября 2026 года, а переходный период связан с практикой контроля в первые месяцы обязательного применения.

Для ИП действует тот же принцип — отдельного специального «штрафа за отсутствие ЭТрН у ИП» нет.

Часто задаваемые вопросы

Главное

С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная становится основным обязательным форматом транспортной накладной при автомобильных перевозках груза. Бумажный вариант остается только для установленных исключений.

При этом ЭТрН не оформляется одним участником от начала до конца.

Грузоотправитель по общему правилу инициирует транспортную накладную.

Перевозчик подтверждает прием и выполнение перевозки.

Грузополучатель подтверждает получение груза.

Экспедитор участвует исходя из договорной и фактической модели перевозки.

ЭТрН формируется поэтапно, поэтому подготовка к обязательному переходу — это не только подключение программного обеспечения. Компаниям необходимо заранее определить роли сторон, ответственных сотрудников, полномочия подписантов и порядок работы при штатных и нештатных событиях перевозки.

Для ИП отдельного порядка оформления ЭТрН нет. Для самозанятого определяющими являются его фактическая роль и правовой статус для соответствующей деятельности.