ЭТрН и ЭПД: полное руководство по переходу на электронные перевозочные документы

Обновлено: 10 августа 2026 года

С 1 сентября 2026 года для ключевых перевозочных и экспедиторских документов в России вводится обязательный электронный формат. Для автомобильных грузоперевозок это прежде всего транспортная накладная и заказ или заявка на перевозку. Участники оформляют документы через операторов ИС ЭПД, а сведения поступают в ГИС ЭПД. Бумага сохранится только в прямо установленных случаях.

Что такое ЭПД и чем он отличается от ЭТрН

ЭПД — общее название электронных перевозочных документов. В законодательстве к ним относятся электронная транспортная накладная, заказ-наряд, сопроводительная ведомость, договор фрахтования, путевой лист, заказ и заявка, электронные экспедиторские документы и другие документы, для которых предусмотрены электронная форма и передача в ГИС ЭПД.

ЭТрН — только один вид ЭПД. Она является электронной формой транспортной накладной и подтверждает заключение договора автомобильной перевозки груза. Поэтому «ЭПД» и «ЭТрН» не являются синонимами: первое обозначает класс документов, второе — конкретную накладную.

Не каждый документ, который технически можно сформировать в ГИС ЭПД, становится обязательным с 1 сентября 2026 года. Для автомобильных грузоперевозок закон устанавливает обязательный электронный формат транспортной накладной и заказа или заявки. Путевой лист, заказ-наряд, сопроводительная ведомость и договор фрахтования входят в систему ЭПД, но их наличие в перечне ГИС ЭПД само по себе не означает всеобщую обязательность электронной формы с этой даты.

Форматы железнодорожной и авиационной накладных, а также трех электронных экспедиторских документов уже утверждены ФНС и вступают в силу не ранее 1 сентября 2026 года.

Зачем нужен переход на электронные перевозочные документы

ГИС ЭПД работает с 1 сентября 2022 года и создает единую среду для обмена перевозочными документами и передачи предусмотренных сведений государственным органам. Бизнес не подключается к ГИС ЭПД напрямую: обмен осуществляется через операторов ИС ЭПД, включенных в реестр Минтранса.

Для грузоотправителя электронный документооборот сокращает повторный ввод и дает быстрый доступ к статусу документа. Перевозчик получает цифровой процесс приемки груза, рейса и закрытия перевозки. Экспедитору особенно важно связать поручение, перевозчика, груз, маршрут, ЭТрН и экспедиторские документы в одной истории перевозки.

Эффект зависит от способа внедрения. Если сведения из 1С или TMS вручную переносятся в отдельный кабинет, часть пользы теряется. Оптимальная схема — когда данные заявки и рейса автоматически используются для формирования ЭПД.

По оценке Минтранса, электронный документооборот должен снижать объем бумажных операций, ускорять логистические процессы и повышать качество учета.

Как развивался переход на ЭПД в России

Переход осуществлялся последовательно — инфраструктура создавалась и тестировалась несколько лет.

Расширение ГИС ЭПД в 2023 году на путевые листы, договоры фрахтования и заказы-заявки подтверждает Минтранс. Закон №140-ФЗ был принят 7 июня 2025 года и устанавливает ключевой рубеж — 1 сентября 2026 года.

К концу июля 2026 года в ГИС ЭПД было оформлено почти 45 млн документов, а к системе подключено более 25 тыс. организаций.

Кто должен перейти на ЭПД с 1 сентября 2026 года

Обязательный переход касается участников тех перевозок и экспедиционных процессов, для которых законом установлен электронный формат соответствующего документа: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей, экспедиторов и участников железнодорожных и воздушных перевозок.

Для автоперевозок ключевое изменение — обязательное формирование транспортной накладной и заказа или заявки в электронном виде. Для железнодорожного транспорта обязательной становится электронная транспортная железнодорожная накладная, для авиации — электронная грузовая накладная. Для транспортной экспедиции в электронный формат переводятся поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки.

Наличие компании в отрасли не означает, что ей требуется формировать все виды ЭПД. Документ определяется договором и фактической ролью компании. Например, экспедиторская расписка не заменяет ЭТрН: первая подтверждает получение груза экспедитором, вторая связана с договором перевозки между грузоотправителем и перевозчиком. Минтранс отдельно подтверждает такое разграничение.

Когда бумажная транспортная накладная останется допустимой
Для автомобильных перевозок Минтранс уже утвердил исключения приказом №262 от 1 июня 2026 года. Он вступает в силу 1 сентября 2026 года и действует до 1 сентября 2032 года.

Бумажное оформление сохраняется, в частности, при:

1. Перевозке грузов военного назначения в предусмотренном приказом случае;
2. Работе с отдельными иностранными грузоотправителями или грузополучателями;
3. Каботажных перевозках иностранными перевозчиками государств ЕАЭС;
4. Перевозке для личных, семейных или домашних нужд физического лица;
5. Подтверждённом техническом сбое информационной инфраструктуры;
6. Отсутствии доступа в интернет;
7. Перевозке, где грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом;
8. Перевозке драгоценных металлов и драгоценных камней.

Это исключения, а не свободный выбор участников перевозки. Минтранс также разъясняет, что параллельное дублирование одного перевозочного документа в бумажной и электронной формах не предусмотрено.

Новый формат ЭТрН: что изменилось к 1 сентября 2026 года

Здесь есть важный нюанс: обязательность электронного оформления не означает полной замены технического формата автомобильной ЭТрН.

Действующий формат утвержден приказом ФНС России от 09.12.2021 №ЕД-7-26/1065@. Сам приказ пока действует до 1 сентября 2026 года, а на сайте ФНС опубликованы действующие с 1 января 2026 года XSD-схемы.

В июле 2026 года ФНС и Минтранс сообщили, что приняли решение сохранить действующие форматы ЭТрН и заказа-заявки, сняв ограничение по сроку их действия. По состоянию на 10 августа соответствующий проект приказа проходил согласование.

Поэтому компаниям не требуется ждать принципиально новой структуры документа, чтобы начинать подготовку. Но перед промышленным запуском после 1 сентября необходимо проверить окончательную редакцию нормативного акта ФНС.

ЭТрН — не изображение бумажной накладной и не обычный PDF. Это структурированные электронные файлы установленного формата. ФНС публикует форматы и XSD-схемы, которые используются разработчиками учетных систем и операторами ИС ЭПД.

В 2026 году также развивается обмен черновиками. ФНС определяет черновик как файл с предварительно заполненными данными без электронной подписи, на основе которого впоследствии формируется документ.

Как перейти на ЭПД: пошаговая инструкция

Переход начинается с анализа реального процесса перевозки: кто формирует заявку, кто является грузоотправителем и перевозчиком, откуда поступают сведения о грузе и кто подписывает каждый этап. Минтранс также рекомендует компаниям до 1 сентября провести аудит договорных и внутренних процессов.

1. Провести аудит процессов. Определяются виды перевозок, документы, роли участников и применимые исключения.
2. Выбрать оператора ИС ЭПД. Проверяются запись в реестре Минтранса, фактическое подключение к ГИС ЭПД, необходимые документы и роуминг.
3. Подготовить подписи и полномочия. Для сотрудников настраиваются соответствующие электронные подписи и, где требуется, МЧД.
4. Определить источники данных. Заявка, контрагенты, груз, маршрут, водитель и транспортное средство не должны повторно вводиться в нескольких программах.
5. Настроить интеграции. 1С, ERP или TMS связываются с оператором ИС ЭПД напрямую либо через транспортную платформу.
6. Протестировать сценарии. Проверяются обычный рейс, замена ТС или водителя, расхождения при приёмке, корректировки и работа с разными операторами.
7. Перейти в промышленный режим. После пилота контролируются статусы, ошибки, сроки подписания и готовность контрагентов.

Минтранс прямо указывает, что участник перевозки заключает соглашение об электронном документообороте с оператором ИС ЭПД из официального реестра, а сведения в государственную систему направляет именно оператор.

В VEZUBR документы могут формироваться из данных самой перевозки: заявки, маршрута, груза, перевозчика, водителя и транспортного средства.

«ЭПД 2026 без ручного ввода»

Какие сроки перехода на ЭТрН действуют в 2026 году

Основная дата — 1 сентября 2026 года. С нее начинает действовать обязательный электронный формат транспортной накладной и заказа или заявки при автомобильных грузоперевозках, а также предусмотренных законом железнодорожных, авиационных и экспедиторских документов.

Одновременно Минтранс сообщил о переходном периоде до 1 марта 2027 года: при предъявлении бумажного документа вместо электронного инспекторы будут ограничиваться устным предупреждением.

Но это не перенос обязательности на март 2027 года. Минтранс специально подчеркивает, что электронный формат становится обязательным 1 сентября 2026 года, а период до марта является смягчением ответственности для адаптации рынка.

К этой дате должны быть готовы оператор, подписи, роли, источники данных, контрагенты, межоператорский роуминг и нештатные сценарии.

Какая ответственность предусмотрена за отказ от ЭПД

На 10 августа 2026 года отдельный универсальный штраф с формулировкой «за использование бумажной транспортной накладной вместо ЭТрН» в КоАП не установлен. Поэтому указывать фиксированный штраф для грузоотправителя, перевозчика или грузополучателя сейчас было бы юридически некорректно. Минтранс при этом официально сообщает о нештрафуемом переходном периоде до 1 марта 2027 года.

Отсутствие отдельного фиксированного штрафа не отменяет обязанности иметь сам перевозочный документ. Статья 8 Федерального закона №259-ФЗ устанавливает, что перевозчик не принимает груз, на который не оформлена транспортная накладная, кроме установленного законом исключения.

Часто задаваемые вопросы

Итоги: что нужно знать о переходе на электронные перевозочные документы

С 1 сентября 2026 года электронный перевозочный документооборот становится обязательным для документов, прямо указанных в законодательстве. Для автомобильных грузоперевозок ключевыми являются ЭТрН и электронный заказ или заявка. Бумажная форма остается только в установленных Минтрансом исключениях.

Практическая готовность означает больше, чем договор с оператором: необходимо определить роли, настроить подписи, источники данных, интеграции и роуминг, а затем проверить процесс на реальных рейсах. Именно такой подход позволяет сделать ЭПД частью перевозки, а не дополнительной ручной операцией.