Подключение к ГИС ЭПД: пошаговая инструкция по регистрации и интеграции

Обновлено: 11 августа 2026 года

ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов, оператором которой является Минтранс России. Для обычной компании или ИП прямой регистрации и прямого подключения к ГИС ЭПД нет: участник перевозки заключает соглашение с оператором ИС ЭПД и работает с государственной системой через него.

С 1 сентября 2026 года часть перевозочных и экспедиторских документов в России должна оформляться электронно. Для бизнеса это означает необходимость выбрать оператора ИС ЭПД, настроить электронные подписи, определить роли участников и организовать передачу данных из своей учетной системы. В ГИС ЭПД сведения направляет оператор.

Что такое ГИС ЭПД и зачем к ней подключаться

ГИС ЭПД создана для автоматизации обмена электронными перевозочными документами и сведениями между участниками перевозок и государством. Система получает документы от операторов ИС ЭПД, обрабатывает и хранит их, а государственным органам предоставляет сведения в пределах их полномочий. Оператором ГИС ЭПД является Минтранс России.

Правовая основа закреплена в Федеральном законе №259-ФЗ: статья 18.1 об электронных перевозочных документах введена Федеральным законом №336-ФЗ от 2 июля 2021 года. ГИС ЭПД заработала 1 сентября 2022 года.

К концу июля 2026 года в системе было оформлено почти 45 млн документов, а к ГИС ЭПД подключено более 25 тыс. организаций. Работа построена через 14 аккредитованных операторов ИС ЭПД, 11 из которых к этому моменту функционировали в продуктивном контуре.

Через ГИС ЭПД передаются электронная транспортная накладная, путевой лист, заказ-наряд, сопроводительная ведомость, заказ или заявка и договор фрахтования.

С 1 сентября 2026 года обязательный электронный формат применяется также к ряду перевозочных и экспедиторских документов, включая транспортные накладные, заказы и заявки, поручение экспедитору, экспедиторскую и складскую расписки, железнодорожные и авиационные грузовые накладные.

Компания работает с документом в сервисе оператора или своей TMS/ERP. Оператор передает сведения в ГИС ЭПД, а государственная система обеспечивает их обработку, хранение и предоставление уполномоченным органам.

Нужно ли регистрироваться в ГИС ЭПД: кому это обязательно

Для компании, ИП, перевозчика, грузоотправителя, грузополучателя или экспедитора формулировка «зарегистрироваться в ГИС ЭПД» неточна.

Минтранс прямо указывает: юридические и физические лица напрямую к ГИС ЭПД не подключаются. Поставщиками данных в государственную систему могут быть только операторы ИС ЭПД.

Участник перевозки становится участником информационного взаимодействия после заключения соглашения об электронном документообороте перевозочных документов с оператором ИС ЭПД. Именно оператор организует обмен с государственной системой. Такое определение участника информационного взаимодействия закреплено и в №259-ФЗ.

С 1 сентября 2026 года транспортный ЭДО обязателен для участников логистической цепочки в случаях, когда соответствующий документ должен оформляться электронно. ФНС относит к таким участникам грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков и экспедиторов.

Если компания только принимает груз, она может не инициировать ЭТрН, но участвует в электронном процессе и подписывает титул приемки.

Ключевой факт
Для бизнеса требуется не «аккаунт в ГИС ЭПД», а работа через аккредитованного оператора ИС ЭПД.

Как зарегистрироваться в ГИС ЭПД: пошаговая инструкция

Запрос «как зарегистрироваться в ГИС ЭПД» фактически означает подключение компании к транспортному электронному документообороту.

1. Определяются документы и роли. Фиксируется, какие ЭПД компания формирует и подписывает, кто является грузоотправителем, перевозчиком, экспедитором и грузополучателем.
2. Выбирается оператор ИС ЭПД. Он должен находиться в официальном реестре Минтранса и фактически работать в продуктивном контуре.
3. Заключается соглашение. Создание учётной записи и идентификация организации проходят по правилам выбранного оператора.
4. Настраиваются подписи. Руководитель или ИП использует КЭП; если подписывает сотрудник, ФНС указывает на использование КЭП физического лица и машиночитаемой доверенности.
5. Выбирается способ работы. Это может быть веб‑кабинет оператора, модуль для 1С/ERP, API‑интеграция или TMS.
6. Проверяются контрагенты и роуминг. Стороны перевозки могут использовать разных операторов.
7. Проводится пилот. Проверяются подписание, статусы, исправления и нештатные сценарии.
8. Процесс масштабируется на регулярные перевозки и ключевых контрагентов.

Именно такую логику перехода рекомендует ФНС: анализ процессов → оператор → подписи → решение для работы → контрагенты → обучение → тестирование → масштабирование.

Отдельной «аккредитации компании в ГИС ЭПД» для грузовладельца или перевозчика нет. Аккредитацию и включение в реестр проходит оператор ИС ЭПД.

Как подключиться к оператору ИС ЭПД

Оператор ИС ЭПД — юридическое лицо, включенное в реестр Минтранса и обеспечивающее обмен электронными перевозочными документами с государственной системой.

На конец июля 2026 года Минтранс сообщал о 14 аккредитованных операторах, из которых 11 работали в продуктивном контуре.

Перед подключением проверяются не только наличие записи в реестре, но и фактическая техническая готовность оператора.

Официальный реестр ведет Минтранс.

Можно ли подключиться к ГИС ЭПД напрямую

Для обычного бизнеса — нет. Минтранс разделяет два сценария: непосредственно к государственной системе как поставщики данных подключаются операторы ИС ЭПД, а грузоперевозчики и другие участники работают через выбранного оператора.

Технический регламент прямого подключения и подача заявки в Минтранс относятся к организациям, которые хотят сами стать оператором ИС ЭПД. Это отдельная процедура.

Интеграция с ГИС ЭПД: какие варианты есть у бизнеса

После выбора оператора определяется, где сотрудники будут формировать документы.

Первый вариант — веб-интерфейс оператора. Он позволяет быстрее начать работу, но при большом количестве перевозок способен привести к повторному вводу данных из 1С, ERP или TMS.

Второй вариант — готовый модуль для учетной системы. ФНС указывает, что операторы предлагают веб-версии, модули для 1С и ERP, мобильные приложения и интеграции через API.

Третий вариант — TMS или транспортная платформа. В ней заявка, маршрут, груз, перевозчик, водитель, транспортное средство и документы связываются с конкретной перевозкой. После формирования ЭПД сведения передаются в государственный контур через оператора ИС ЭПД.

В VEZUBR данные для ЭПД могут формироваться из карточки перевозки, а передача в государственный контур выполняется через операторов ИС ЭПД. VEZUBR не заменяет оператора и не является прямым подключением к ГИС ЭПД — платформа связывает транспортный процесс и электронный документооборот.

После создания документа оператор направляет сведения в государственную систему. ГИС ЭПД присваивает электронному перевозочному документу уникальный идентификатор.

Если стороны используют разных операторов, применяется межоператорское взаимодействие. По данным Минтранса на июль 2026 года крупнейшие операторы уже могут обмениваться ЭТрН друг с другом.

Что меняется с 1 сентября 2026 года

С этой даты обязательный электронный формат вводится для транспортных накладных, заказов и заявок при автомобильных перевозках, железнодорожных транспортных накладных, авиационных грузовых накладных и электронных экспедиторских документов. Обязательность установлена Федеральным законом №140-ФЗ и принятыми в его развитие актами.

Это не означает, что любой перевозочный документ всегда должен быть электронным. Минтранс утвердил случаи, когда документы оформляются на бумаге, включая отдельные технические ограничения и специальные сценарии перевозки.

Поэтому сначала определяется конкретный вид документа и наличие исключения, затем — схема электронного обмена.

Для бизнеса важно, что контрагентам недостаточно просто «иметь ЭДО». Все стороны конкретной перевозки должны быть способны получить, подписать и передать нужный ЭПД через своих операторов. Поэтому перед промышленным запуском проверяется не только собственное подключение, но и готовность контрагентов. ФНС отдельно включает подключение партнеров в рекомендуемый алгоритм перехода.

Сколько занимает подключение к ГИС ЭПД

Единого нормативного срока для обычного участника перевозки нет: бизнес не проходит государственную процедуру прямой аккредитации.

Продолжительность зависит от оператора, числа контрагентов и глубины интеграции.

ФНС указывает, что практический переход с подключением контрагентов и тестированием процессов может занимать от двух до шести месяцев.

Работа только через веб-кабинет обычно требует меньше технических изменений. Интеграция с 1С, ERP или TMS требует настройки обмена и тестирования реальных сценариев.

Поэтому готовность проекта корректнее определять не моментом создания учетной записи, а тем, что:

Часто задаваемые вопросы

Итоги: чек-лист подключения

Подключение к ГИС ЭПД для бизнеса фактически означает организацию электронного документооборота через оператора ИС ЭПД. Прямой регистрации компании в государственной системе нет.

Если задача состоит не только в передаче файла, а в исключении повторного ручного ввода, ЭПД рационально связывать с самой перевозкой. В VEZUBR заявка, маршрут, участники, груз, статусы и документы формируют единый цифровой контур, а взаимодействие с ГИС ЭПД выполняется через операторов ИС ЭПД.