Оглавление

Электронные транспортные накладные, когда станут обязательными — один из главных вопросов рынка перевозок в 2025 году. Государство завершает реформу электронного транспортного документооборота, и переход на электронные транспортные накладные затронет всех участников перевозки груза. С 1 сентября 2026 года оформлять бумажный накладной формат станет невозможно в большинстве случаев: электронные документы должны будут использоваться обязательным образом, а все данные — передаваться в государственную информационную систему ГИС ЭПД.

Ниже разберём, когда именно ЭТрН станет обязательной, какие законодательные акты это регулируют, как выглядит электронный перевозочный документ и как подготовиться к переходу.

Зачем нужны электронные транспортные накладные (ЭТрН)

Электронные транспортные накладные — ключевой элемент реформы цифровизации перевозок грузов и пассажиров. Они упрощают перевозку груз, ускоряют оформление перевозочных документов, позволяют исключить бумажные накладные и повысить прозрачность логистики. Стандарт ЭТрН поддерживает электронный формат, электронную подпись и структуру данных, необходимую для всех участников перевозки: перевозчиков, экспедиторов, грузоотправителей и грузополучателей.

Переход электронный формат позволяет:

• исключить потерю данных;
• повысить скорость получения оплаты;
• сократить нарушения и ошибки;
• обеспечить прослеживаемость транспортных накладных.

Электронный транспортный документооборот формирует единое цифровое пространство, где перевозчики, экспедиторы и отправители работают в одной информационной системе.

Обязательные ЭТрН с 1 сентября 2026 года

Этрн когда станет обязательной — ответ однозначен: с 1 сентября 2026 года. Эти сроки установлены Федеральным законом № 140-ФЗ от 07.06.2025 и изменениями к Федеральному закону № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности».

Также реформа опирается на:

• Федеральный закон № 288-ФЗ от 08.08.2024 (единый перевозочный документ в мультимодальных перевозках);
• постановление Правительства РФ № 1036 от 10.07.2025 (порядок обмена электронным ЕТД и документами ГИС ЭПД);
• приказы Минтранса и ФНС по форматам и правилам оформления ЭТрН.

Документы должны оформляться в электронном виде (электронный вид) с использованием квалифицированной или неквалифицированной электронной подписи. Бумажные накладные допускаются только в отдельных случаях, которые прямо определит Минтранс России.

Как обмениваться электронными транспортными накладными

Обмен электронный накладными строится через операторов ИС ЭПД. Оператор ИС обеспечивает передачу данных в ГИС ЭПД, хранение статусов и взаимодействие участников перевозок. Все перевозочные документы отправляются в государственную информационную систему в соответствии с порядком, установленным постановлением Правительства № 1036.

Ключевые элементы обмена:

• электронные документы формируются в учетной системе;
• подписываются электронной подписью;
• передаются оператору ИС;
• далее направляются в ГИС ЭПД;
• все участники перевозки получают статусы в режиме реального времени.

Как выглядит электронная транспортная накладная

Электронная транспортная накладная включает данные о грузоотправителе, перевозчике, грузе, маршруте, транспортном средстве, условиях перевозки, а также сведения грузополучателя. Формат документа утверждается ФНС по согласованию с Минтрансом.

Структура ЭТрН соответствует требованиям закона и поддерживает передачу:

• перевозочного документа;
• экспедиторский документ;
• грузовые данные;
• сведения о транспортном средстве;
• данные о приемке и выдаче груза.

Электронный перевозочный документ хранится в виде электронного файла стандартизированного формата.

Что нужно сделать для обмена перевозочным документом

Чтобы компания могла отправлять перевозочный документ в электронном виде, она должна:

• Выбрать информационную систему, поддерживающую передачу данных в ГИС ЭПД (например, платформы, интегрированные с Vezubr).
• Заключить договор с оператором ИС ЭПД.
• Оформить электронные подписи для сотрудников.
• Настроить интеграцию учетных систем с сервисом.
• Обеспечить хранение персональных данных и требований закона № 152-ФЗ.
• Обучить участников перевозки работать с электронными документами.

Что такое обязательная ЭТрН

Обязательная ЭТрН — это требование федерального законодательства, по которому транспортная накладная должна оформляться только в электронном формате и передаваться в ГИС ЭПД.

Обязательность распространяется:

• на всех участников грузоперевозок;
• на мультимодальные схемы;
• на перевозчик экспедитор схемы;
• на перевозчиков автотранспорта и железнодорожных операторов.

Оформление электронной транспортной накладной

Для оформления ЭТрН компания должна использовать информационную систему, поддерживающую электронные форматы. Документ создаётся автоматически на основании данных о грузе, маршруте и участниках перевозки.

Оформление включает:

• формирование данных;
• проверку корректности;
• подписание электронной подписью;
• отправку в ИС ЭПД и ГИС ЭПД.

Каждая ЭТрН имеет статус, позволяющий участникам перевозок отслеживать процесс доставки.

Преимущества обязательной ЭТрН

Переход на электронные транспортные накладные приносит государству, перевозчикам и бизнесу значимые выгоды:

Для государства:

• прозрачность перевозок груза;
• единый цифровой реестр перевозчиков;
• контроль нарушений;
• интеграция с системами стран БРИКС.

Для перевозчиков:

• ускорение оформления документов;
• снижение рисков потери данных;
• работа через QR-код без бумажных накладных;
• автоматизация контроля статусов.

Для бизнеса:

• экономия ресурсов;
• снижение ошибок;
• ускорение оплаты;
• повышение доверия контрагентов.

Сложности перехода на ЭТрН

Несмотря на преимущества, переход электронный формат вызывает сложности:

• необходимость выбора оператора ИС;
• интеграция информационной системы;
• адаптация сотрудников;
• изменение договоров;
• работа с участниками грузоперевозок, не готовыми к цифровизации.

Ранний переход снижает риски и дает преимущество в работе с крупными заказчиками.

Вопрос-ответ

Какие законодательные акты устанавливают сроки обязательного использования ЭТрН?
Федеральный закон № 140-ФЗ, Федеральный закон № 288-ФЗ, постановление Правительства № 1036, приказы Минтранса и ФНС о форматах документов ГИС ЭПД.

С каких категорий грузоперевозчиков начнется обязательный переход?
С всех участников перевозки, включая перевозчиков, экспедиторов, грузоотправителей и грузополучателей. Исключения определит Минтранс.

Какие требования предъявляются к операторам ЭТрН и программному обеспечению?
Поддержка электронного формата, интеграция с ГИС ЭПД, защита персональных данных, регистрация оператора ИС в установленном порядке.

Какие выгоды можно получить при обязательном применении ЭТрН?
Экономия времени, снижение рисков, оптимизация логистики, прозрачность и автоматизация перевозочного документа.