Электронный документооборот в логистике «ГИС ЭПД», «НЦТЛП»
В этой статье мы расскажем почему участники перевозки стремятся применять цифровой документооборот и что им мешает на этом пути.
Но для начала нужно раскрыть тему оптимизации, потому что современной логистике скорость адаптации к внешним изменениям — это необходимость.
Думаю, что многие согласятся со мной, что основные направления для повышения эффективности логистики лежат в оптимизации:
- прямых затраты (большой порожний пробег ТС),
- трудозатрат обслуживающего процесс перевозки персонала,
- уровня предоставляемого сервиса (в основном привлеченным транспортом)
- бумажного Делопроизводство и документооборот.
Решение задач оптимизации в этих направлений требует комплексного подхода и достаточной экспертизы сотрудников.
Мы со своей командой Vezubr, специализируемся как раз на комплексной оптимизации и управлении логистикой предприятия, наши клиенты работают в сфере производства, розничной торговли, экспедирования и наш опыт показывает, что все компании начинают оптимизацию с прямых затрат, их проще оптимизировать и для этого есть доступные инструменты (аукционы, тендеры и тд.). В краткосрочной перспективе это очень эффективно.
Самое интересное то, что основной потенциал кроется именно в оптимизации операционных затрат, но такой оптимизацией мало кто занимается, так как это намного сложнее.
Обратите внимание на статистику долей трудозатрат разных этапов процесса перевозки:
30% потенциал оптимизации прямых затрат
70% потенциал оптимизации косвенных (внутренних) затрат
Из них порядка 30-35% резервов кроется в документообороте вместе с сопутствующими проверками и разными подтверждениями.
Для оптимизации этих операций требуется автоматизация с применением структурированных данных, генерируемых в единой логике и по единым стандартам.
Логистика становится все сложнее, требования к скорости доставки увеличиваются при одновременном уменьшении кванта поставки.
Рассмотрим многоплечевую доставку, с которой сталкиваются почти все крупные компании. Ее особенность — большое количество участников с разными подходами и принципами организации и ведения процесса перевозки, разным ПО, уровнем культуры коммуникаций и ведения документооборота.
Все это создает сложности, среди которых:
– невозможность точного расчета себестоимости доставки конкретного ГМ (без этого невозможно рассчитать реальную рентабельность продаж конкретных товаров)
— и сложности бумажного ДО
иногда потери связаны с невозможностью реализовать уже доставленный товар из-за отсутствия документов.
Корень проблемы кроется в низкой цифровой зрелости отрасли и отсутствия единых правил и стандартов взаимодействия участников друг с другом.
Внедрение ЭПД, это первый шаг по повышению эффективности.
Формализация и стандартизация требований к обмену данными в сфере автомобильных перевозок помогает оптимизировать и многоплечевую доставку.
Развитие ЭПД на других видах транспорта точно повысит эффективность и мультимодальных перевозок.
Уверен что большие резервы оптимизации лежат в использовании единые мастерданные, например:
номенклатурные/товарные справочники, адреса, ЖД станции и тд.
Потребность уйти полностью от бумаги нам озвучивается практически каждым экспедитором и грузовладельцем, поэтому было принято решение дополнить логистическое ПО сервисом ЭПД.
В процессе работы стало очевидным, что для ухода от бумаги требуется оформление и дополнительных транспортных документов в цифре. Решение этой задачи достаточно не простое, перевод в цифру неформализованных документов сопряжен с риском мультиформатности, которые будут разниться от системы к системе, от оператора к оператору.
Мы пока оцифровали Поручение экспедитору и Экспедиторскую расписку, но научились мы оцифровывать и другие документы, необходимые бизнесу.
Пока для нас не очевидно будут ли еще формализовывать документы транспортной перевозки, но я полагаю, что многие поддержат возможность стандартизации форматов для экспедиторской расписки и поручения экспедитору.
Если обратиться к истокам логистики,
Логистическая задача, которая сопровождает Homo sapiens тысячи лет, не менялась и отвечала всегда на 5 вопросов что, у кого, где, кому, куда. А потребность отражение текущего состояния этой задачи менялась постоянно и на сегодняшний день трансформировалась в необходимость составления формализованных и неформализованных документов.
То есть,
Логистическая задача была и есть первична, а документальное его отражение вторично!
Любая другая логика, отличная от этой, в любом продукте/сервисе менее жизнеспособна.
Другими словами, управление логистической задачей и документооборотом в едином окне/продукте позволит компаниям менее болезненно переходить на цифровой документооборот и повысить уровень цифровой зрелости.
При этом важно, чтобы документы формировались по более привычному рынку принципу — после прохождения факта приема сдачи груза сторонами, когда все вопросы урегулированы, каждая сторона говорит, что все ок.
Тогда начинается процесс генерации необходимых документов и их подписание сторонами.
В силу того, что наши клиенты в основном большие компании, и пока нет достаточного опыта ведения цифрового ДО, больше запросов пока мы получаем на подписание водителем ПЭП, после которого уполномоченный сотрудник проверяет и подписывает документы/титулы УКЭП в своем ЛК. Уверен, что с популяризацией цифрового документооборота запросы на подписание УКЭП водителем с МП будет увеличиваться с параллельным увеличением технических возможностей такого подписания.
Резюмируя, хочу отметить, что повышение уровня цифровой зрелости участников перевозок это наша фундаментальная задача, так как только она может обеспечить возможности повышения операционной эффективности компаний, а использование систем комплексной автоматизации с Цифровым ДО:
- позволит им становится более конкурентоспособными через оптимизацию операционных трудозатрат и повышение производительности труда до 70%
- повысит уровень цифровой зрелости, который обеспечить переход на более сложные уровни оптимизации процессов
- Достигается большая скорость и прозрачность доставки по всей цепочке.
- Уменьшают налоговые риски.
Том Ширинян
с выступление на АЦТЛ
