Оглавление

2025 год стал переломным для транспортной отрасли: логистика стремительно уходит от бумаги. Переход к электронному документообороту в логистике — это не просто цифровой тренд, а стратегическое требование государства. С запуском ГИС ЭПД и предстоящим обязательным внедрением электронных транспортных накладных (ЭТрН) с 1 сентября 2026 года компании вынуждены перестраивать процессы, чтобы соответствовать новым регламентам и работать эффективнее.

Электронный документооборот в логистике — как организован:

ЭДО в логистике объединяет всех участников перевозочного процесса — от грузоотправителя до грузополучателя — в единую цифровую цепочку.

Обмен электронными перевозочными документами (транспортная накладная, путевой лист, акт приёмки, заказ-наряд и др.) происходит через операторов ЭДО — уполномоченные организации, такие как АО «Калуга Астрал», обеспечивающие юридическую значимость и безопасность передачи данных.

Современные TMS-платформы, включая Vezubr, уже интегрированы с операторами ЭДО и ГИС ЭПД, что позволяет автоматически создавать, подписывать и передавать электронные документы между всеми сторонами без бумаги.

Взаимодействие всех участников в сфере грузоперевозок:

В электронном документообороте участвуют:

• Грузоотправитель, создающий первичный перевозочный документ;
• Перевозчик и экспедитор, подписывающие и фиксирующие этапы перевозки;
• Грузополучатель, подтверждающий приёмку груза;
• Государственные органы (ФНС, Минтранс), получающие сведения через ГИС ЭПД.

Все участники подписывают электронные документы с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП), что делает ЭДО юридически значимым.

Взаимодействие с цифровыми транспортными документами:

С введением ГИС ЭПД все транспортные документы создаются, хранятся и обмениваются в электронном виде.

Это включает:

• Электронные транспортные накладные,
• Путевые листы,
• Договоры фрахтования,
• Сопроводительные ведомости.

Каждый документ проходит автоматическую проверку формата, подписывается КЭП и передаётся оператором ИС в государственную информационную систему.

Транспортный электронный документооборот:

Транспортный ЭДО — основа прозрачных перевозок. Он позволяет в реальном времени отслеживать статус груза, время доставки, состояние ТС и соблюдение нормативных требований.

Например, в Vezubr все перевозочные документы формируются автоматически по данным рейса, подписываются электронной подписью и передаются в ГИС ЭПД без участия оператора вручную. Это ускоряет документооборот и уменьшает человеческий фактор.

Какие типы электронных документов чаще используются:

Наиболее распространённые электронные документы в логистике:

• счета-фактуры и УПД;
• транспортные и товарные накладные;
• коносаменты и сертификаты соответствия;
• путевые листы и экспедиторские документы;
• заказы-наряды и акты выполненных работ.

Все эти перевозочные документы обмениваются в электронном виде через ЭДО-платформу, имеют юридическую силу и хранятся в защищённой информационной системе.

Преимущества внедрения ЭДО в транспортно-складской логистике:

Переход на ЭДО в логистике даёт компаниям ощутимый экономический эффект:

• сокращение затрат на бумагу, архивное хранение и доставку документов;
• ускорение оборота документов в 3–5 раз;
• исключение ошибок и дублирования данных;
• мгновенное получение статусов в ГИС ЭПД;
• повышение прозрачности и контроля за всеми этапами перевозки.

Практический пример:

Ранее согласование акта перевозки между экспедитором, перевозчиком и клиентом занимало 2–3 дня. После внедрения ЭДО через интеграцию Vezubr и оператора АО «Калуга Астрал» время обработки снизилось до 15–20 минут, а ошибки ввода — на 90 %.

Законодательство России, регулирующее применение ЭДО:

Основные нормативные акты:

• ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — регулирует использование КЭП и правовой статус подписей;
• ФЗ № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» — утверждает электронные документы в учётных операциях;
• ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных» — определяет порядок обработки персональных данных при ЭДО;
• Приказы Минтранса и ФНС по ГИС ЭПД — устанавливают требования к форматам электронных перевозочных документов.

Все участники обязаны использовать квалифицированные электронные подписи, обеспечивать шифрование и хранение документов в соответствии с госстандартами.

Вопрос-ответ

С какими трудностями сталкиваются компании при внедрении ЭДО?
Основные сложности — интеграция с учётными системами (WMS, TMS), обучение персонала и разная готовность контрагентов к работе по ЭДО.

Какие стандарты и форматы данных используются?
EDIFACT, XML, ANSI X12, а также национальные форматы, утверждённые Минтрансом для ГИС ЭПД.

Как интеграция ЭДО с WMS и TMS влияет на эффективность?
Связка систем позволяет автоматически создавать и согласовывать документы по фактам операций.
Например, в Vezubr TMS данные о грузе и транзакциях сразу формируют электронную транспортную накладную.

Какие требования по защите данных и кибербезопасности?
Операторы (в том числе АО «Калуга Астрал») должны обеспечивать шифрование, резервное хранение, идентификацию пользователей и соответствие ФЗ 152 «О персональных данных».

Источники

• АО «Калуга Астрал» — оператор электронного документооборота
• Астрал.ЭДО для логистики — решения для транспортных компаний
• Esphere — «ЭДО в логистике: преимущества и тонкости внедрения»
• UL.SU — «Что происходит с документооборотом в логистике: от ЭДО до ГИС ЭПД»
• Leradata Pro — «ЭДО для логистических компаний: цифровая трансформация»