Главная / Интересное о логистике / Что относится к электронным перевозочным документам

Что относится к электронным перевозочным документам

Что представляют собой современные перевозочные документы:
Что понимается под термином «электронный перевозочный документ»
Виды документов в электронном формате:
Правила обмена и участники процесса:
Интеграция с другими учётными системами:
Плюсы электронных перевозочных документов:
Электронные документы, которыми можно обмениваться через ГИС ЭПД:
Обязаны ли компании использовать электронные перевозочные документы:
Кто может подключиться к ГИС ЭПД:
Вопрос-ответ
Источники

Цифровизация транспортной отрасли в России выходит на новый уровень. После запуска ГИС ЭПД и перехода на электронные транспортные накладные (ЭТрН) компании всё чаще задаются вопросом: какие документы входят в категорию электронных перевозочных и как выстроить процесс их обмена. От правильного понимания этого зависит не только юридическая корректность перевозок, но и скорость документооборота, взаимодействие с контрагентами и соответствие требованиям государства.

Что представляют собой современные перевозочные документы:

Перевозочный документ — это основной юридический инструмент, подтверждающий факт перевозки груза, обязанности сторон и результаты доставки.

Традиционно такие документы оформлялись на бумаге, включали подписи всех участников (перевозчика, грузоотправителя, грузополучателя) и сопровождали груз на протяжении всего пути.

Сегодня, в эпоху цифрового документооборота, бумажные формы постепенно заменяются электронными перевозочными документами, передающимися через операторов ЭДО и систему ГИС ЭПД.

Что понимается под термином «электронный перевозочный документ»

Электронный перевозочный документ — это юридически значимый цифровой аналог бумажного документа, подтверждающий выполнение перевозки и хранящийся в электронном виде.

Он подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) и обрабатывается через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Электронный формат делает возможным автоматический обмен электронными документами между участниками перевозки и исключает ошибки, связанные с ручным вводом данных.

Виды документов в электронном формате:

К электронным перевозочным документам относятся:

Электронная транспортная накладная (ЭТрН);
Путевой лист;
Экспедиторская расписка и акт приёма-передачи груза;
Договор фрахтования;
Сопроводительная ведомость;
Заказ-наряд и акт выполненных работ;
Международные документы — eCMR, eAWB, eBL, eCIM.

Все эти формы доступны в электронном формате и имеют одинаковую юридическую силу при условии подписания КЭП.

Правила обмена и участники процесса:

Процесс обмена электронными перевозочными документами регулируется правилами Минтранса и ФНС, а также ФЗ № 63 «Об электронной подписи».

Участниками обмена являются:

Грузоотправитель и перевозчик;
Грузополучатель;
Экспедитор;
Оператор ЭДО и оператор ГИС ЭПД;
Государственные органы, контролирующие перевозки.

Передача документов осуществляется в зашифрованном виде, а юридическую значимость обеспечивает усиленная квалифицированная электронная подпись.

Интеграция с другими учётными системами:

Современные TMS и ERP-платформы позволяют интегрировать ЭПД напрямую в бизнес-процессы.

Так, в Vezubr электронные перевозочные документы формируются на основании данных рейса, подписываются КЭП и автоматически отправляются в ГИС ЭПД. Это исключает ручное заполнение, ускоряет обмен и повышает прозрачность документооборота.

Пример из практики:

Логистическая компания, использующая интеграцию Vezubr с оператором АО «Калуга Астрал», сократила средний цикл оформления перевозочного документа с 3 суток до 25 минут.

Ошибки в реквизитах снизились на 92 %, а время подписания актов — до 5 минут.

Плюсы электронных перевозочных документов:

Скорость и автоматизация — обмен электронными документами происходит мгновенно;
Экономия — снижение расходов на бумагу, архивы и курьерские услуги;
Контроль и прозрачность — все действия участников фиксируются в ГИС ЭПД;
Безопасность данных — информация защищена шифрованием и квалифицированными подписями;
Интеграция с другими системами — ЭДО связывается с 1С, WMS, ERP, CRM и TMS.

Электронные документы, которыми можно обмениваться через ГИС ЭПД:

Через государственную информационную систему ЭПД (ГИС ЭПД) можно обмениваться следующими типами документов:

Транспортная накладная и ЭТрН;
Путевой лист;
Экспедиторский документ;
Договор фрахтования;
Сопроводительная ведомость;
Акты, заказы, заявки и отчёты по рейсу.

Эти данные хранятся в защищённой информационной системе, к которой подключаются операторы ЭДО.

Обязаны ли компании использовать электронные перевозочные документы:

Да. С 1 сентября 2026 года применение электронных перевозочных документов станет обязательным для всех участников грузоперевозок в России.

Это закреплено нормативными актами Минтранса и положениями о ГИС ЭПД.

Переходный период уже идёт: компании, использующие ЭДО, будут готовы к обязательному формату без доработок.

Кто может подключиться к ГИС ЭПД:

Подключение к ГИС ЭПД доступно для:

юридических лиц, осуществляющих перевозки;
экспедиторских компаний;
операторов ЭДО;
транспортных IT-платформ (TMS), интегрированных с системой.

Чтобы подключиться, достаточно выбрать оператора ЭДО (например, АО «Калуга Астрал»), получить усиленную квалифицированную электронную подпись и настроить интеграцию с внутренней системой.

Вопрос-ответ

Какие основные виды электронных перевозочных документов существуют?
eCMR, eAWB, eBL, eCIM, а также внутренние ЭТрН, путевые листы и экспедиторские акты.

В чём отличие электронной международной накладной eCMR от бумажной?
Электронная версия исключает ошибки, ускоряет обмен и автоматически передаёт данные в таможенные и контрольные органы.

Какие риски связаны с использованием электронных перевозочных документов?
Основные риски — ошибки в интеграции и некорректная работа с КЭП. Они минимизируются при использовании сертифицированных операторов ЭДО и надёжных TMS-систем.

Каковы требования к хранению электронных перевозочных документов?
Все документы должны храниться не менее 5 лет в зашифрованной форме, с возможностью восстановления, резервного копирования и аудита доступа.

Источники

Торгом Ширинян

Инвестор, предприниматель, основатель сервиса Vezubr, член Правления «ОПОРЫ РОССИИ»